1. A.    Pendahuluan

Knowledge Management (KM) bukan perkara yang sederhana, karena luas dan kompleksnya bidang KM ini para ahli mencoba membangun model untuk KM. KM dilaksanakan dalam sistem pengelolaan pengetahuan, atau Knowledge Management System (KMS). Sebagian besar organisasi yang menerapkan KMS, menggunakan pendekatan tiga-cabang untuk mengelola pengetahuannya, yaitu – Manusia (People), Proses (Process), dan Teknologi (Technology). Penekanan terhadap tiap-tiap elemen bisa berbeda di setiap bagian organisasi.

Gambar 1. Salah satu contoh model pendekatan KM

Model pendeketan KM tersebut, bisa dibagi atas beberapa dimensi. Menurut  Frappaolo (2006), dimensi KM dibagi atas dua bagian yaitu e-dimensi dan dimensi global. Yang dimaksud dengan e-dimensi adalah aplikasi KM dengan menggunakan pendekatan teknologi yang meliputi: profil individu, kategorisasi/taksonomi, visualisasi pengetahuan, pencarian solusi dan pengambilan keputusan yang tepat, adanya perwakilan /pelaku dalam pemecahan masalah, pekerja tetap, dukungan terhadap keputusan, aplikasi kunci yang berfungsi dalam menyelesaikan masalah. Sedangkan dimensi global merupakan pengetahuan yang lengkap dan terbuka untuk berbagi (open sharing) melintasi batas, misalkan antar department, corporate atau regional.  KM secara global  meliputi: Efek dari WWW pada KM, Komunitas KM, dan Pasar/market pengetahuan global.

  1. B.     E-Dimension KM

Profil individu biasanya menjelaskan tentang performance seseorang meliputi  latar belakang pendidikan, kemampuan yang dimiliki, keahlian khusus, keterampilan pendukung yang dimiliki individu, berikut dengan kekurangan individu tersebut. Dalam praktek KM, pengkatagorian terhadap permasalahan/jenis pekerjaan  yang akan dilakukan, sangat membantu perusahaan mencapai tujuan. Hal ini dikarenakan permasalahan/pekerjaaan tidak dapat diselesaikan dalam waktu yang sama, namun perlu adanya pengklasifikasian terhadap pekerjaan yang sifatnya harus segera diselesaikan, pekerjaan yang masih dapat ditunda, dan pekerjaan yang waktunya masih cukup lama, begitupun terhadap permasalahan. Dengan demikian  dengan pengklasifikasian ini akan memudahkan pekerja dalam menyelesaikan tugasnya masing-masing.

Visualisasi pengetahuan dalam prakteknya mengandung arti bahwa pengetahuan yang dimiliki individu-individu secara kemampuan pasti berbeda, oleh karena itu agar mudah ditransfer oleh individu/pekerja lainnya harus menggunakan media yang mudah dimengerti/dapat dilihat secara kesat mata. Sehingga pemahaman individu/pekerja yang lain terhadap kemampuan /pengetahuan yang baru tersebut mudah dipahami. Pencarian solusi dan pengambilan keputusan yang tepat, hal ini terkait dengan pengklasifikasian terhadap pekerjaan/permasalahan yang ada harus dicarikan solusi dan segera diambil keputusan yang cepat serta tepat. Jika ini dilakukan maka ada kemungkinan masalah/pekerjaan tersebut dapat selesai dengan tepat waktu dan sesuai dengan tujuan yang dikehendaki.

Semua permasalahan tentunya ada jalan keluar terbaik, dan setiap permasalahan tersebut tentunya dapat dijadikan pelajaran agar tidak terjadi lagi, untuk itu perlu ada kunci penyelasaian masalah yang dapat diaplikasikan atau diterapkan jika terjadi masalah yang sama.Pengalaman dalam mengatasi permasalahan tentunya menambah pengetahuan tersendiri bagi yang mengalaminya. Dan demi kemajuan perusahaan hendaknya kunci penyelesaian setiap permasalahan yang muncul harus dimiliki dan dapat diterapkan oleh siapapun yang nantinya menghadapi masalah tersebut.

Gambar 2. Penerapan Teknologi pada KM

Adapun aplikasi KM dalam bidang teknologi dapat dijelaskan dalam gambar 2, yang diterapkan melalui tahapan-tahapan sebagai berikut:

  1. 1.      Teknologi untuk intermediasi, Sebuah teknologi rentang dapat memfasilitasi intermediasi. Teknologi ini sangat berharga bagi organisasi yang sangat didistribusikan secara geografis dan karenanya kurang mungkin menghadapi tatap muka atau komunikasi sinkron dalam kegiatan normal dari interaksi antara pekerja pengetahuan.
  2. 2.      Teknologi untuk eksternalisasi, Munculnya Web membuktikan bahwa menangkap dan penyimpanan sumber-sumber pengetahuan tidak sesederhana orang mungkin percaya. Volume sumber pengetahuan membutuhkan pendekatan cerdas untuk kategorisasi dan navigasi. Pengetahuan tidak bisa hanya disimpan. Agar efektif itu harus dimasukkan ke dalam konteks.
  3. 3.      Teknologi untuk internalisasi, Sementara eksternalisasi memberikan pandangan ke berbagai koneksi yang dikandungnya, internalisasi memungkinkan pengguna untuk memaksakan pandangan mereka ke dalam basis pengetahuan dan ringkas memetik keluar badan pengetahuan yang relevan. Internalisasi teknologi mungkin yang tertua di antara alat manajemen pengetahuan, dengan akarnya dalam pencarian sederhana dan mesin pencarian. Tapi, dalam bidang KM, alat-alat internalisasi merupakan fungsi yang melampaui pencarian kata sederhana, untuk memasukkan fungsionalitas seperti alat bantu konseptual.
  4. 4.      Teknologi untuk kognisi, Sampai sekarang, kami telah dibedakan informasi dari pengetahuan melalui kebutuhan untuk hubungan dan kecerdasan, atau menempatkan informasi dalam konteks. Namun, baik link dan informasi yang perlu mengikuti aturan-aturan tertentu dalam rangka untuk menyampaikan pengetahuan. Ini adalah peran alat kognisi.

Aplikasi Terbaik: Portal

Salah satu aplikasi terbaik dalam penerapan KM adalah portal komponen perangkat lunak. Dimana dalam portal tersebut terjadi interaksi  antar komponen-komponen secara siklik.

Gambar 3. Portal Komponen Perangkat Lunak

Adapun penjelasan portal tersebut adalah sebagai berikut:

  1. 1.      Integrasi, fasilitas ini menyediakan fungsi dasar mengakses informasi dari berbagai sumber informasi internal dan eksternal dan membuat mereka tersedia untuk ditampilkan di portal. Hal ini memungkinkan basis sumber pengetahuan tacit dan eksplisit, dari gambar untuk video, untuk berfungsi sebagai satu repositori virtual.
  2. 2.      Kategorisasi, fasilitas ini melaksanakan taksonomi organisasi tertentu yang membantu mengontekstualisasikan informasi portal untuk mendukung pengakuan cepat dan penggunaan produktif. Ini adalah dasi langsung ke aplikasi pengetahuan eksternalisasi.
  3. 3.      Pencarian, menyediakan fasilitas terpusat untuk menentukan akses ke item informasi tertentu. Penawaran pencarian yang efektif harus mencakup pengindeksan lengkap, akses metadata, akses full-text, dan pencarian konsep berbasis.
  4. 4.      Penerbitan & Distribusi, fungsi ini bergerak portal luar lingkungan penelitian dan menjadi satu interaktif. Mendukung pembuatan konten, otorisasi, dan posting ke portal dan harus memastikan keakuratan, otentikasi, dan ketepatan waktu.
  5. 5.      Proses Pendukung, fokus dari portal harus mencakup manajemen e-bisnis, mendukung proses adalah elemen dasar kritis. Proses otomatisasi dokumen rute aplikasi dan bentuk, menerima dan merespons intermediate “mengubah kondisi” dalam suatu proses bisnis, dan menyediakan jasa audit dan rumah tangga untuk memantau arus proses yang telah ditetapkan.
  6. 6.      Kolaborasi, memungkinkan masyarakat dan memperluas peran corporate portal ke forum baru untuk interaksi organisasi: antara karyawan dan antara karyawan, pelanggan, mitra, dan pemegang saham lainnya.
  7. 7.      Personalisasi, penting dalam peningkatan produktivitas dan efektif informasi individual
  8. 8.      Presentasi, mengintegrasikan informasi tampilan, konteks dan kemudahan penggunaan pada waktu yang sama. Saat ini, sebagian besar pengguna menerima metafora folder tidak hirarki, meskipun alternatif baru, di media lebih kaya dan komunikasi lebih lengkap jangkauan, yang mendapatkan popularitas.
  9. 9.      Siklus Belajar, Portal belajar loop berbeda dari unsur-unsur arsitektur yang tidak peduli dengan aspek tertentu dari manajemen informasi, tetapi dalam efektifitas berkelanjutan dari portal itu sendiri.
  1. C.    Dimensi Global KM
  2. 1.      Efek dari WWW  pada KM

Pertanyaan mendasar (dari internet) adalah bagaimana agar kita terus dapat berhubungan? Bagaimana kita berbagi pengetahuan? Bagaimana kita memfungsikannya setiap saat, dimana saja, tidakkah ada masalah (dengan  internet)? (Robert Buckman, former CEO of Buckman Laboratories and knowledge management zealot)

Komunitas  prak dapat dibangun menggunakan bagian Telekomunikasi dan tidak diduga menyenangkan. Sekarang komunitas pengetahuan dan pasar/market pengetahuan eksis melitasi antar negara/dunia, sehingga dibutuhkan infrastruktur yang besar. Infrastruktur tersebut bukan tersedia secara global, tetapi sebagai hasil dari formasi global dari pasar pengetahuan dan  komunitas pengetahuan membangun kultur/budaya.

  1. 2.      Komunitas pengetahuan global

Komunitas pengetahuan global dapat dibuat  sebagai gaya intra organisasi. Kerjasama saat ini diperkuat dengan berbagi dan berkolaborasi melampaui batasan fisik.  Disain dari KM, memprofilekan personal pegawai, agent dari perangkat search/ internalisasi, yang mencoba lintas antar tempat penyimpanan local, membolehkan worldwide berkolaborasi dengan cepat.

Komunitas pengetahuan global membuat lebih besar setiap bagian dengan adanya fasilitas dan promosi yang terorganisasi dengan berkolaborasi antar perusahaan. Salah satu factor kemungkinan argumentasi adalah tanpa praktis dan efektif berarti membentuk kegagalan (tidak mungkin) dari praktis global komunitas yang baru saja timbul  dari offshoring dan outsourcing. Komunitas pengetahuan global juga telah ada didalam forum antar corporate, hal ini merupakan model outsourcing yang tumbuh pada popularitas. Tetapi  melewati itu semua, komunitas pengetahuan global merupakan Vortal (yaitu Portal yang dikembangkan dan diorganisir oleh seluruh industry vertical) yang mengajarkan komunitas global dari corporate akan nilai dan pengungkit (leverage) dalam berbagi pengetahuan memintasi competitor, supplier, kostumer dan patner di ruang pasar vertical. Contoh utama: Covisit, vortal automotif yang dibentuk oleh Daimler-Chrysler, Ford dan General Motor. Focus utama dari vortal ini adalah efisiensi usaha untuk mendapatkan dan produksi termasuk pertukaran pengetahuan, trend yang akan kontinyu. Sebagian system menjadi dasar untuk terus menumbuhkan knowledge market.

  1. 3.      Pasar pengetahuan global

Pasar pengetahuan global adalah bentuk dari portal yang sesuai dengan kebutuhan pencari pengetahuan dengan sumber daya penyedia pengetahuan potensial  serta memungkinkan transaksi pengetahuan. Sifat transaksi mungkin saja financial, barter atau komplentary. Sebagian fasilitas pertukaran mentransfer pengetahuan eksplisit (explicit knowledge). Perantara perubahan adalah tacit knowledge.  Untuk itu perlu ada Jembatan perubahan. Fasilitas perubahan B2B memudahkan antara pembeli dan penjual  bertemu untuk melakukan transaksi melalui internet, pasar pengetahuan memungkinkan kesempatan bertemunya  penyedia pengetahuan dan pencari pengetahuan, tanpa pasar pengetahuan apa yang telah diterangkan akan sulit menjadi bagus bahkan mungkin saja tidak terjadi.

Meningkatkan pasar mengekspose produk pengetahuan untuk pemilik yang disentralisasi dengan koleksi dari seperti produk pengetahuan dan model penetapan harga yang pantas untuk menghargai produk pengetahuan yang meningkat baik kualitas maupun kuantitas dari produk pengetahuan melalui dimanika kompetisti terbuka. Pasar pengetahuan mempercepat penemuan secara global pengetahuan dan semua melalui WEB, beralih  kedalam rencana bisnis.

Manifesto dari pasar pengetahuan global dibagi menjadi tiga model bisnis :

  1. Pelelangan pengetahuan, berfungsi  seperti lembaran yang mendifinisikan pembeli dan penjual, mirip dengan situs pelelangan produk online yang dipopulerkan oleh situs seperti eBay. Pembeli dan penjual ikut serta dalam ad hoc, dinamis, harga berdasarkan tuntutan lingkungan. Pengetahuan berupa penawaran dan permintaan, berhubungan dengan kemampuan konstumer untuk membayar informasi yang diinginkan  dan harga penjualan yang diusulkan oleh supplier. Harga dari pengetahuan mungkin saja mendapat tawaran harga tinggi sebagaimana naiknya permintaan atau mungkin jatuh jika informasi menjadi topical atau jika penyedia mendapat rating yang buruk.
  2. Pertanyaan dan jawaban, didasarkan pada pasar pengetahuan merupakan utilasi untuk mengubah keahlian tacit. Pada model ini, harga ditetapkan oleh pemegang pengetahuan dan didasarkan pada biaya per menit untuk menghidupkan (live) perubahaan informasi yang difasilitasi  oleh situs hosting  melalui koneksi telephone. Sebagai contoh pasar QAS masuk dalam situs www.keen.com dan www.infomarkets.com
  3. Kekayaan intelektual, perubahan pengetahuan dari kekayaan intelektual dibangun untuk menyediakan korporasi pasar dengan kekayaan  intelektual (seperti patent, perdagangan rahasia dan merek dagang pada pasar global. Pada model ini, korporasi  mencarikan jalan baru agar menghasilkan pendapatan yang besar dari kekayaan intelektual. Patent tidak dapat dijadikan sebagai pengungkit oleh pemilik patent terutama penuh daya sebagai satu cara untuk medapatkan nilai dari sumber yang tidak dapat disadap  dari kekayaan intelektual. Penjualan  dalam beberapa sifat intelektual mencoba melihat kemungkinan dengan menawarkan pengetahuan  yang non bersaing dengan industry  dimana pengatahuan  dapat diaplikasikan dengan cara inovasi, spesifik dengan industrinya dan tidak memperlihatkan  kepemilikan pengetahuan. Ini adalah contoh inti dari janji KM yaitu berbagi pengetahuan dan sebagai hasilnya  mengatur kembali tujuan dengan cara inovasi. Sebagai contoh perubahan sifat intelektual masuk dalam www.yet2.com dan www.techex.com
  1. D.    Penutup

Perusahaan harus proaktif mengelola pengetahuan secara sistematis, meskipun banyak kegiatan dan fungsi KM mungkin tersirat dalam setiap pribadi karyawan dan dalam pekerjaan sehari-hari. Perusahaan akan terus didorong oleh beberapa tujuan akhir, untuk menjamin keberhasilan jangka pendek dan kelangsungan hidup jangka panjang. Tujuan KM secara  khusus adalah untuk mendukung strategi perusahaan dan  untuk mengelola pengetahuan praktis dan efektif mencapai tujuan operasional dan strategis yang lebih luas.

Pengetahuan sebagai mana komoditas komersial  merupakan konsep yang baru dan oleh karena agak sulit menetukan bagaimana meletakan nilainya. Hal ini mendorong model menjadi ekonomi dunia/global hanya melanjutkan tantangan semata. Apakah pengetahuan merupakan type tertentu lebih bernilai didasarkan pada dimana pembeli  dilokalisikan secara geographic? Pelelangan pengetahuan,  secara teori, akan mengizinkan ekonomi secara alamiah  mendorong supply dan permintaan yang menentukan harga. Tetapi harga adalah hanya satu area dari KM yang mendorong komunitas global untuk bertemu. Yang lainya adalah reliabilitas dari informasi, pertanggung jawaban  dan kepemilikan.

 

REFERENSI

Despres, Charles.(2000). Knowledge Horizons. Boston: Butterworth Heinemann.

Frappaolo, Carl.(2006). Knowledge Management. West Sussec England: Capstone Publishing.

Wallace, Danny P., (2007). Knowledge Management Historical and Cross-Disciplinary Themes, Libraries Unlimited, Westport, Connecticut, London.