A. Pendahuluan
Konsep Knowledge Management (KM) berasal dan berkembang didunia bisnis, diterapkan dengan tujuan untuk meningkatkan dan memperbaiki pengoperasian perusahaan dalam rangka meraih keuntungan kompetitif dan meningkatkan laba. KM digunakan untuk memperbaiki komunikasi diantara manajemen puncak dan diantara para pekerja untuk memperbaiki proses kerja, menanamkan budaya berbagai pengetahuan, dan untuk mempromosikan dan mengimplementasikan system penghargaan berbasis kinerja.
Di dalam berbagai literatur, terutama pada awal berkembangnya pemanfaatan internet pada tahun 1990an, yang menjadi pendorong utama berkembangnya penerapan KM. Seperti telah disebutkan sebelumnya, hingga saat ini definisi manajemen pengetahuan masih beragam di antara para penulis. Perbedaan tersebut disebabkan oleh sulitnya untuk membedakan secara tegas antara informasi dan pengetahuan.
KM merupakan langkah strategis bagi setiap perusahaan untuk mampu memanfaatkan aset pengetahuan. Perusahaan akan lebih mampu memahami secara jelas terhadap pengetahuan yang diperlukan untuk mendukung satu kompetensi yang disyaratkan untuk satu pekerjaan tertentu di perusahaan/organisasi tersebut. Perusahaan/organisasi akan memahami bahwa penerapan KM yang didukung sistem yang baik akan sangat membantu penerapan KM secara sistematik. KM merupakan intervensi bersama-ssama dari sumber daya manusia, proses dan teknologi untuk mendukung proses pembuatan (creation), pembauran (assimilation), penyebaran (dissemination) dan pemanfaatan (application) pengetahuan di dalam lingkungan perusahaan/ organisasi.
Pembuatan pengetahuan (knowledge creation) adalah proses perbaikan pengetahuan tertentu selama proses pembelajaran. Pembauran pengetahuan (knowledge assimilation) adalah proses pengumpulan, penyimpanan dan penyaringan pengetahuan yang dibuat dengan pengetahuan yang sudah dipunyai sebelumnya. Penyebaran pengetahuan (knowledge dissemination) adalah proses akses dan distribusi pengetahuan untuk dipergunakan dalam pekerjaan yang lainnya. Pemanfaatan pengetahuan (knowledge application) adalah penggunaan pengetahuan yang ada untuk mendukung penyelesaian masalah-masalah yang dihadapinya. Pengetahuan dibangun atau dikembangkan melalui proses pengalaman dimana pengetahuan tersebut dipergunakan, seperti proses penyelesaian masalah, projek atau pekerjaan.

Gambar 1. Penerapan KM secara sistematik

B. Faktor Pendorong Diperlukannya Knowledge Management
KM adalah proses bagaimana menjadikan dua bentuk pengetahuan, yaitu pengetahuan tacit dan pengetahuan eksplisit secara dinamis berinteraksi sehingga terjadi transfer pengetahuan terhadap penyatuan individu, kelompok dan konteks secara siklik. Tacit knowledge merupakan suatu pengetahuan yang sulit untuk disampaikan kepada orang lain baik melalui kata-kata maupun teori karena hanya pemilik pengetahuan yang memahaminya. Jadi biasanya pengetahuan ini disampaikan dengan melakukannya secara langsung. Contoh: saat belajar piano, sang guru tidak cukup hanya menyampaikan teori saja kepada muridnya melainkan langsung mengajarkan bagaimana bermain piano dan letak-letak nada yang ada pada tuts piano.
Sedangkan kebalikan dari tacit knowledge, explicit knowledge merupakan suatu pengetahuan yang mudah untuk disampaikan ke orang lain karena informasinya didapat dengan cara mengumpulkan, menghubungkan, dan mengelola informasi yang didapat baik dari buku, dari referensi dan petunjuk lainnya. Contoh: misalnya saat kita membeli suatu software biasanya akan ada sebuah dokumen yang dinamakan user manual menjadi panduan user atau pengguna bagaimana cara menggunkan software tersebut.
Dalam KM, kekuatan pendorong adalah keharusan untuk bertahan hidup di sektor bisnis dalam menghadapi persaingan sengit dengan perusahaan-perusahaan saingan atau kompetitor lain. Tujuannya adalah untuk memanfaatkan sepenuhnya pengetahuan yang ada dalam perusahaan untuk meningkatkan produktivitas dan / atau efisiensi operasional sehingga untuk membangun keunggulan dalam kompetisi. Banyak faktor yang menjadi penyebab pendorong diperlukannya KM. Bagi mereka yang terlibat dalam KM, pendorong diperlukannya KM bukan merupakan alternatif, tetapi merupakan suatu keharusan yang didorong oleh kekuatan kompetisi, tuntutan pasar, operasi baru dan praktek manajemen, dan ketersediaan pendekatan KM dan teknologi informasi. Adapun faktor-faktor penyebab pendorong diperlukannya KM, yaitu:
1. Faktor Eksternal (External Driving Forces)
a. Globalisasi bisnis dan kompetisi internasional; Perdagangan internasional (global) semakin meningkat. Produk satu perusahaan dibuat di berbagai belahan bumi. Kompetisi semakin meningkat dan global, hanya mereka yang paling efektif yang akan “survive” yaitu mereka yang efektif dalam bekerja (operasi), pemasaran dan penciptaan barang dan jasa.
b. Kostumer yang semakin canggih; Segala sesuatu akan menjadi harus sesuai kebutuhan pelanggan (on demand). Pelanggan semakin pintar. Mereka memerlukan produk dan jasa yang bersifat “customized”. Hanya perusahaan yang mampu memahami kebutuhan dan kemampuan pelanggan yang akan “survive”.
c. Saingan atau competitor yang semakin canggih; Kompetitor, siapapun itu, senantiasa membuat inovasi-inovasi serta terobosan-terobosan baru dalam barang dan jasa serta praktek mereka. Konsekuensinya, agar “survive”, perusahaan harus terus belajar agar dapat terus kompetitif dengan kompetitor lain.
d. Supplier yang semakin canggih; Supplier senantiasa juga terus meningkatkan kemampuannya dan dapat berpartisipasi dalam menciptakan dan mendukung inovasi-inovasi untuk menghasilkan produk canggih. Karenanya, perusahaan harus memahami kemampuan supplier dan memahami bagaimana cara mengintegrasikan kemampuan mereka dengan kemampuan internal perusahaan.

2. Faktor Internal (Internal Driving Forces)
a. Hambatan pada keefektifan di perusahaan; Dalam era informasi saat ini, efektifitas perusahaan tersumbat oleh alur kerja, alur informasi dan lain-lain. Hambatan ini diatasi dengan berbagai cara, seperti investasi teknologi, penyederhanaan alur kerja, penngkatan informasi untuk pengambilan keputusan, dll. Bottlenecks telah bergeser dari sesuatu yang terlihat dan terukur ke lingkup kerja intensif berbasis pengetahuan yang mengedepankan pemahaman dan keahlian.
b. Kemampuan teknologi yang meningkat; Dalam era informasi saat ini, teknologi informasi dan manajemen informasi serta inteligensi buatan semakin pesat dan canggih, seperti sistem pendukung kinerja, sistem pengelolaan informasi, search engine, dll. Dengan demikian pendekatan Knowledge Management akan sangat terbantu oleh adanya kemajuan teknologi ini.
c. Pemahaman tentang manfaat dari kemampuan kognitif manusia; Penelitian dewasa ini menunjukkan penemuan-penemuan tentang bagaimana fungsi otak bekerja. Pada akhirnya menunjukkan bagaimana fungsi kognitif manusia mempengaruhi cara belajar dan bekerja . Oleh karena itu, perusahaan sangat penting memahami aspek kgontif, seperti bagaimana pengetahuan, pola mental, dan asosiasi mempengaruhi pengambilan keputusan dan cara kerja manusia.
3. Perkembangan KM yang Sedang Berlangsung (Ongoing Developments)
Beberapa perkembangan yang sedang terjadi yang mempengaruhi KM adalah:
a. Nilai ekonomi dari ide-ide; fakta menunjukkan bahwa perubahan yang signifikan dalam masyarakat disebabkan bukan oleh jumlah orang, besarnya modal uang, luasnya tanah dan lain-lain, tapi oleh ide (knowledge-driven).
b. Teknologi dan Manajemen Informasi; kemampuan dan praktek yang memanfaatkan informasi (information related practice) telah dan akan merubah bagaimana bisnis dilakukan.
c. Ilmu kognitif; pemahaman tentang bagaimana fungsi kognitif memberikan arahan/petunjuk bagaimana kita mengelola pengetahuan.
d. Pergeseran dalam Bottlenecks; memahami keberhasilan dan pengalaman orang lain, untuk memberikan informasi yang benar tentang garis besar pelaksanaan kegiatan
e. Adanya penyesuaian kondisi karena semakin cerdasnya kostumer; peluang besar terbuka lebar jika dapat memuaskan tuntutan unik pelanggan.
f. Kompetitor Cerdas; peluang, tantangan dan ancaman membutuhkan perilaku cerdas dan belajar cepat untuk mempertahankan kelangsungan hidup
g. Globalisasi; perubahan bisnis international memberikan peluang dan tantangan bisnis yang harus dipahami untuk dikelola (managed) dengan sebaik-baiknya.

Gambar 2. Faktor-faktor penyebab pendorong diperlukannya KM

C. Mengapa Perlu Pendorong Diterapkannya Knowledge Management
Dalam suatu perusahaan banyak faktor penyebab mengapa KM perlu diterapkan. Berikut beberapa contoh kasus mengapa perlu diterapkanya KM, yaitu:
1. Knowledge-Centric Driver (Pendorong yang berfokus pada pengetahuan)
a. Kegagalan perusahaan untuk mengetahui apa yang telah diketahuinya. Contoh: Mouse dikembangkan di Xerox, tetapi yang mengkomersialkannya pertama kali adalah Apple
b. Kebutuhan akan systematic unlearning (melupakan secara sistematis). Contoh: Para pembuat minicomputer bangkrut karena mereka gagal menyesuaikan diri dengan industri PC. Kegagalan ini karena mereka tidak bisa menanggalkan cara-cara bisnis/produksi mini.
2. Technology Driver (Pendorong dari segi Teknologi)
a. Teknologi tidak menjadi sumber keunggulan yang berjangka panjang. Contoh: Bank Niaga mempelopori penggunaan ATM tetapi kemudian disalip oleh BCA dan bank-bank lainnya, FedEx pertama kali menggunakan tracking system yang kemudian diikuti oleh DHL dan yang lain-lain, termasuk PT POS.
b. Pemadatan siklus hidup (life cycles) produk dan proses. Contoh: Kamera digital dan handphone cepat menjadi kuno karena munculnya produk yang baru, CDNow berhasil menjadi perusahaan pertama yang menjual CD secara besar-besaran melalui Internet namun beberapa waktu kemudian perusahaan ini tidak bisa mempertahankan keunggulannya.
3. Pendorong Berbasis Struktur Organisasi (Organizational structure-based driver)
a. Konvergensi fungsional: Berbagai fungsi (seperti marketing, keuangan, dll.) saling tergantung satu sama lain. Contoh: Pembeli mobil melihat nilai suatu produk, tidak hanya dari produknya saja, tetapi juga dari pelayanan purna jual, penyediaan suku cadang, ketersediaan bengkel, sampai harga jika mobil akan dijual lagi. Ini membutuhkan konvergensi fungsional. Kesadaran ini yang mendasari pendirian AUTO 2000 oleh Astra pada 1975. Sementara HONDA yang merasa Honda Civicnya lebih unggul menganggap kualitas produk yang menentukan penjualan.
b. Konvergensi produk dan servis. Contoh: Porsi Terbesar Pendapatan IBM Bergeser: Hardware 8 Software 8 Consulting
4. Pendorong Personal
a. Kolaborasi Lintas Fungsi
b. Mobilitas dan Fluiditas Tim
c. Tuntutan/Perubahan Kerja yang Makin Komplek

Gambar 4. Pendorong Personal
5. Pendorong Proses
a. Pengulangan kesalahan dan pengulangan pencarian solusi
b. Antisipasi perkembangan pasar
c. Merespon persaingan
Contoh: PT POS Indonesia melihat Internet bisa mengancam bisnis pengiriman surat, karena itu ia mendirikan Wasantara, mempopulerkan filateli, perangko yang disertai foto, dan menjadi perusahaan logistic. Selanjutnya Nokia berhasil mengubah diri dari perusahaan pulp/kertas menjadi perusahaan telekomunikasi
6. Pendorong Ekonomi
a. Increasing Return (manfaat yang terus meningkat); Pengetahuan semakin terus digunakan, semakin meningkat manfaatnya. Semakin banyak yang menggunakan, semakin besar manfaatnya.
b. Diminishing Return (manfaatnya semakin menurun); Barang, jika sering digunakan, atau banyak yang menggunakan, lama-lama akan turun manfaatnya, bahkan menjadi rusak
Contoh: Meskipun sejak awal telah memiliki TI yang canggih, Amazon berhasil mengefisiensikan logistiknya setelah merekrut ahli logistik dari Wal-Mart

Proses yang sistematis dalam suatu usaha kerajinan industri, didapat dari tacit knowledge individu. Dengan menerapkan KM mampu menciptakan potensi yang ada di individu berupa “craft enterprises” dapat ditransfer menjadi explicit knowledge berupa “industrial enterprise” bagi industri. Jika pengetahuan ada dalam dua bentuk utama, eksplisit dan tacit, dan pada dua tingkat yang lebih besar adalah individu dan perusahaan, maka ada manfaat besar bagi perusahaan dalam pergeseran dasar pengetahuan basis dari pengetahuan tacit individual yang dimiliki menjadi pengetahuan eksplisit perusahaan. Potensi perusahaan untuk mengambil alih nilai lebih besar jika kepemilikan terletak dengan perusahaan, bukan dengan individu. Pengetahuan individual dimilikinya menjadi eksplisit, pengetahuan yang dikuasai perusahaan adalah kekuatan utama di balik evolusi perdagangan kerajinan ke dalam perdagangan industri. Proses industrialisasi usaha kerajinan telah menjadi dasar dari banyak keberhasilan bisnis yang paling luar biasa abad ini.

Gambar 3. Proses sistematis perubahan pengetahuan dari
“craft enterprise” menjadi “industrial enterprises”

Beberapa contoh proses perubahan pengetahuan dari tacit knowledge individu menjadi explicit knowledge perusahaan, sebagai berikut:
a. Henry Ford sistem untuk pembuatan ‘automo-Biles” mengambil pengetahuan tacit pengrajin terampil dan diwujudkan ke dalam peralatan mesin dan sistem industri yang dapat diperbanyak di seluruh dunia.
b. Ray Kroc melihat potensi dengan mengkonversi perusahaan hamburger San Bernardino milik Mc Donald saudara menjadi sistem yang ribuan kali lebih sukses dalam bentuk jaringan restoran hamburger waralaba yang mendunia.
c. Dalam proses serupa, Starbucks mengambil formula kopi tradisional dan mampu diperbanyak ke Amerika Utara, dan sekarang dunia.
d. Andersen Consulting mengambil bisnis integrasi sistem, yang didasarkan pada pengetahuan pengalaman profesional TI, dan membangun satu set sistem Telekomunikasi Informasi.

D. Penutup
Dengan mempelajari pendorong diperlukannya KM, merupakan sumber keunggulan untuk mengetahui hal-hal yang baru. Misalnya dari sektor transformasi, dahulu bis malam, kereta api dan pesawat terbang dianggap sebagai sektor yang terpisah satu sama lain. Namun kini mereka saling bersaing. Ketidakmampuan memahami perkembangan ini membuat mereka tersisih dari persaingan. Sedangkan dari sektor retail, awalnya Pasar Rakyat dan Toko, kemudian muncul supermarket (Matahari), grosir (Makro), Hypermarket (Carrefour), Franchise dari Minimarket (Indomart).
Oleh karena itu, beberapa pertimbangan pendorong diperlukannyan KM meliputi: a) Membuat konten pengetahuan yang tersedia meningkat dalam pengembangan dan penyediaan produk dan jasa; b) Mencapai siklus pengembangan produk baru yang lebih pendek; c) Memfasilitasi dan mengelola inovasi organisasi dan belajar; d) Memanfaatkan keahlian orang di seluruh organisasi; e) Meningkatkan konektivitas jaringan antara karyawan dan kelompok-kelompok eksternal dengan tujuan meningkatkan arus informasi; f) Mengelola proliferasi data dan informasi dalam lingkungan bisnis yang kompleks dan memungkinkan karyawan untuk mengakses sumber informasi yang tepat; g) Mengelola modal intelektual dan aset intelektual di tenaga kerja (seperti keahlian dan pengetahuan yang dimiliki oleh individu kunci) sebagai individu pensiun dan pekerja baru dipekerjakan

REFERENSI

Despres, Charles.(2000). Knowledge Horizons. Boston: Butterworth Heinemann.

Frappaolo, Carl.(2006). Knowledge Management. West Sussec England: Capstone Publishing.

Wallace, Danny P., (2007). Knowledge Management Historical and Cross-Disciplinary Themes, Libraries Unlimited, Westport, Connecticut, London.

Iklan